Supply Chain Management

De Groep is vastbesloten om onze duurzaamheidsinspanningen uit te breiden naar de bredere toeleveringsketen. We wenden onze invloed aan als toonaangevend professioneel sportmerk met een uitgebreid distributienetwerk en gebruiken onze inkoopkracht om de duurzame bedrijfsvoering van leveranciers te bevorderen. Door ESG-gerelateerde criteria te integreren in de beoordeling van potentiële en bestaande leveranciers door de Groep, zorgen we ervoor dat partners in de toeleveringsketen voldoen aan onze duurzaamheidseisen. Raadpleeg onze handleiding voor maatschappelijk verantwoord ondernemen voor leveranciers hieronder voor meer informatie.

Om tegemoet te komen aan de zorgen van stakeholders over productkwaliteit en -veiligheid, implementeert de Groep diverse kwaliteitscontrolemaatregelen, waaronder regelmatige monitoring en beoordeling van de prestaties van leveranciers. Deze verschillende initiatieven zorgen ervoor dat producten van consistente, hoge kwaliteit worden geproduceerd en minimaliseren het risico op grootschalige terugroepacties.

Als toonaangevend sportmerk zetten we ons in om onze duurzaamheidsinspanningen in onze hele toeleveringsketen uit te breiden. Door gebruik te maken van ons marktleiderschap en onze koopkracht, moedigen we leveranciers aan om duurzame praktijken te omarmen. Om ervoor te zorgen dat leveranciers voldoen aan onze duurzaamheidseisen, hebben we ESG-criteria geïntegreerd in onze leveranciersbeoordelingen, zowel voor potentiële als bestaande leveranciers.

In mei 2023 heeft de Groep haar handboek voor maatschappelijk verantwoord ondernemen voor leveranciers bijgewerkt in overeenstemming met de richtlijnen voor CSR Due Diligence in China en de relevante eisen van de sector om duurzaamheid bij haar belangrijkste zakenpartners beter te bereiken. Het handboek is nu beschikbaar op de website van Xtep.

Onze productie is sterk afhankelijk van de materialen van onze leveranciers, van wie we de meeste productcomponenten betrekken. In 2023 werd 69% van onze schoenenproductie en 89% van onze kledingproductie uitbesteed. De Groep werkt wereldwijd samen met 573 leveranciers, waarvan 569 op het Chinese vasteland en 4 in het buitenland.

We classificeren onze leveranciers in verschillende niveaus om onze toeleveringsbasis beter te begrijpen. Om het risicomanagement in onze toeleveringsketen te versterken, hebben we dit jaar de definities van leveranciersclassificatie verfijnd door de reikwijdte van niveau 2 te verbreden en grondstofleveranciers als niveau 3 op te nemen. Eind vorig jaar hadden we 150 Tier 1-leveranciers en 423 Tier 2-leveranciers. Het verbeteren van de samenwerking met Tier 3-leveranciers blijft een speerpunt in onze zoektocht naar een optimale, duurzame bedrijfsvoering.

Ons supply chain-netwerk brengt diverse milieu- en sociale risico's met zich mee. We hanteren uitgebreide, eerlijke en transparante inkoopprocedures om deze risico's te minimaliseren. Het Supplier Management Centre en de toegewijde teams van verschillende merken werken nauw samen met leveranciers om hoge prestaties te garanderen. We moedigen alle leveranciers, zakenpartners en partners aan om normen te hanteren op het gebied van milieu, sociale en ethische bedrijfsvoering die aansluiten bij de eisen van de Groep. Al deze eisen zijn vastgelegd in onze Gedragscode voor Leveranciers en het Handboek Leveranciersmanagement, en we verwachten van onze partners dat zij zich hieraan houden gedurende onze samenwerking.

We screenen alle potentiële leveranciers strikt via een initiële kwalificatie- en nalevingsbeoordeling uitgevoerd door het Supplier Management Centre (SMC). Leveranciers die deze initiële screening doorstaan, worden ter plaatse gecontroleerd door personeel dat gekwalificeerd is als interne auditors van onze afdelingen supply chain development, kwaliteitscontrole en operations. Deze inspectie ter plaatse is van toepassing op leveranciers, waaronder leveranciers van grondstoffen voor schoenen en kleding, hulp- en verpakkingsmaterialen, de productie van eindproducten en halffabricaten. De relevante vereisten zijn aan leveranciers gecommuniceerd via onze gedragscode voor leveranciers.

In 2023 hebben we onze auditvereisten voor maatschappelijk verantwoord ondernemen aangescherpt tijdens de toelatingsfase van leveranciers om leveranciers die niet aan onze eisen voor maatschappelijk verantwoord ondernemen voldoen, te weren. Gedurende het jaar hebben we 32 nieuwe formele en tijdelijke leveranciers aan ons netwerk toegevoegd en de toelating van twee leveranciers afgewezen vanwege zorgen over de veiligheidsprestaties. De leveranciers werden verzocht de geïdentificeerde veiligheidsrisico's adequaat aan te pakken en te corrigeren voor verdere toelatingsprocedures.

Voor leveranciers in het buitenland schakelen wij externe leveranciers in om leveranciersaudits uit te voeren. Hierbij wordt gekeken naar aspecten als gedwongen arbeid, gezondheid en veiligheid, kinderarbeid, lonen en voordelen, werktijden, discriminatie, milieubescherming en terrorismebestrijding.

Bestaande leveranciers worden ook beoordeeld door middel van documentcontrole, inspecties ter plaatse en interviews met medewerkers. Tussen oktober en december 2023 voerde het kernmerk Xtep jaarlijkse beoordelingen uit bij alle belangrijke leveranciers van kleding en eindproducten, waarbij meer dan 90% van onze belangrijkste Tier 1-leveranciers werd beoordeeld. De audit voor Tier 2-materiaalleveranciers start in 2024.

47 Tier 1-leveranciers van het Xtep-kernmerk werden gecontroleerd, waaronder leveranciers van kleding, schoenen en geborduurde artikelen. 34% van de beoordeelde leveranciers overtrof onze eisen, 42% voldeed aan de criteria en 23% presteerde onder onze verwachtingen. De toename van leveranciers die niet aan onze verwachtingen voldeden, was voornamelijk te wijten aan de verbetering van onze beoordelingsnormen. Drie van deze leveranciers werden na verdere beoordelingen geschorst. De overige leveranciers die niet aan onze verwachtingen voldeden, werden verzocht om vóór eind juni 2024 correcties door te voeren.

Voor nieuwe merken voeren we voornamelijk jaarlijkse audits door derden uit op schoenproducten, met de nadruk op mensenrechten en terrorismebestrijding. We stellen jaarlijks een beoordelingsrapport op. Eventuele non-conformiteiten worden gecommuniceerd met de leveranciers, met de verwachting dat deze binnen een bepaalde termijn worden gecorrigeerd. Een tweede audit wordt uitgevoerd om de effectiviteit van de corrigerende maatregelen te waarborgen. Leveranciers die niet aan de bedrijfsbehoeften en -normen van de Groep voldoen, kunnen worden ontslagen. In 2023 zijn alle leveranciers van de nieuwe merken geslaagd voor de beoordeling.

De criteria voor het beoordelen en toepassen van de resultaten van beoordelingen van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van leveranciers worden als volgt samengevat:

Om leveranciers te ondersteunen bij het voldoen aan de verwachtingen van de Groep op het gebied van milieu- en sociale prestaties, voeren we continu overleg met hen om hun beperkingen te begrijpen en hen de vaardigheden en kennis te bieden die nodig zijn voor betere ESG-prestaties. Deze gesprekken maken het ook mogelijk om potentiële milieu- en sociale risico's in de toeleveringsketen te identificeren en te minimaliseren.

Gedurende het jaar hebben we een ESG-training gegeven aan vertegenwoordigers van de schoenen- en kledingleveranciers van ons hoofdmerk. In totaal namen 45 vertegenwoordigers van leveranciers deel aan deze sessies, waarin we onze verwachtingen ten aanzien van sociale en milieupraktijken benadrukten en het bewustzijn van leveranciers ten aanzien van duurzaamheid in de toeleveringsketen bevorderden.

Daarnaast hebben we externe experts ingeschakeld om regelmatig trainingen over ESG-kwesties te organiseren voor onze buitenlandse leveranciers. Ook hebben we een uniforme training over anti-corruptiebeleid gegeven aan nieuwe medewerkers van onze nieuwe merken. De resultaten van al deze trainingen werden als bevredigend beoordeeld.

Kwaliteitsborging is cruciaal voor onze productieprocessen. Onze producten worden onderworpen aan strenge kwaliteitscontroles, die ervoor zorgen dat alleen producten die voldoen aan de kwaliteitseisen van de Groep aan onze klanten worden verkocht. Onze kwaliteitscontroleteams zijn verantwoordelijk voor de kwaliteitscontroleprocessen, waaronder steekproeven en inspecties om de kwaliteitscontrole van leveranciers te verbeteren.

We beschikken over een ISO9001-gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem om de kwaliteit van onze eigen producties te waarborgen door middel van gestandaardiseerde productieprocessen. In de R&D-fase voert ons normeringsteam grondige tests en verificaties uit van producten en materialen om normen te ontwikkelen die geschikt zijn voor massaproductie. Dit jaar hebben we ook nieuwe managementspecificaties geïmplementeerd voor het stapelen van kledingdozen en het opslaan van kleding. In 2023 heeft het normeringsteam 22 kwaliteitsnormen voor kledingstukken opgesteld en herzien (waaronder 14 ingediende bedrijfsnormen en 8 interne controlenormen) en heeft het meegewerkt aan het opstellen van 6 nationale kledingnormen en de herziening van 39 nationale normen, allemaal gericht op het verbeteren van het kwaliteitsmanagementsysteem.

In september 2023 organiseerde Xtep een discussiesessie om de fysisch-chemische tests van meshmaterialen voor schoenen te verbeteren. Aan de sessie namen meshleveranciers, technici, onderaannemers en vertegenwoordigers van fabrieken die eindproducten produceren deel. De discussie richtte zich op de specifieke eisen voor het gebruik van nieuwe materialen. Xtep benadrukte de noodzaak van een uitgebreide beoordeling en beperking van potentiële risico's tijdens de vroege ontwerpfase van de ontwikkeling, evenals de noodzaak van verfijning in de selectie van grondstoffen en procesprocessen, met strikte naleving van de vastgestelde protocollen.

Dit jaar heeft Xtep van diverse organisaties erkenning gekregen voor zijn productkwaliteit:

• De directeur van het kwaliteitsmanagementcentrum van Xtep ontving de prijs voor "Advanced Individual in Standardisation Work", waarmee Xtep zijn invloed op het gebied van normen in de textiel- en kledingindustrie versterkt en de reputatie van het merk verbetert.
• Het Apparel Testing Centre van Xtep nam deel aan de testvaardigheidswedstrijd "Fibre Inspection Cup", georganiseerd door het Fujian Fibre Inspection Bureau. Vijf testingenieurs namen deel en wonnen de eerste prijs in de groepskenniswedstrijd.

Tijdens de productiefase bewaken de kwaliteitsmanagementteams de kwaliteit en veiligheid van grondstoffen en eindproducten. Ze voeren ook regelmatig kwaliteitscontroles uit op het productieproces en voeren strenge productkwaliteitsinspecties uit om te garanderen dat de eindproducten van onze leveranciers voldoen aan de fysische en chemische normen voordat ze aan klanten worden geleverd. Daarnaast voert Xtep maandelijks steekproeven uit bij haar Tier 1- en Tier 2-leveranciers. Grondstoffen, lijmen en eindproducten worden elk kwartaal naar nationaal gecertificeerde externe laboratoria gestuurd om te garanderen dat de eindproducten voldoen aan de nationale normen en productkwaliteits- en veiligheidsvoorschriften.

Om de productkwaliteit te verbeteren, heeft de Groep een speciale kwaliteitscontrolecirkel opgezet voor artikelen zoals donsjacks en schoenen. Dit zorgt voor een constante kwaliteitsverbetering voor specifieke productcategorieën. Het team voert ook concurrerende productanalyses uit om productnormen en testmethoden te optimaliseren en tegelijkertijd de productkwaliteit en het comfort te bevorderen.

Casestudy

In 2023 organiseerden we een ISO9001 Quality System Manager Training Camp, waar alle 51 deelnemers slaagden voor de beoordeling en het certificaat “Quality Management Systems — Internal QMS Auditor” ontvingen.

De groep hanteert ook strenge kwaliteitscontroleprocedures voor uitbestede producties en er vinden maandelijks kwaliteitsbeoordelingsvergaderingen plaats om goed kwaliteitsbeheer te garanderen. We verbeteren voortdurend de vaardigheden van onze medewerkers op het gebied van productkwaliteitsbeheer en moedigen hen aan om deel te nemen aan trainingen, zoals de training over anti-schimmelmaatregelen van Micropak en de training over testprocedures van SATRA. Om de productkwaliteit en productieprocessen te verbeteren, introduceerden K·SWISS en Palladium in 2023 geautomatiseerde zeefdrukmachines, lasermachines, hoogwaardige computergestuurde automatische draadsnijmachines, computergestuurde naaimachines, digitaal printen en andere apparatuur en technologieën, terwijl ze ook een volledig afgesloten milieuvriendelijke assemblagelijn implementeerden.

Om op de hoogte te blijven van de feedback van onze klanten, overlegt onze verkoopafdeling wekelijks met onze afdelingen voor supply chain management en bezoekt ons kwaliteitsmanagementteam fysieke winkels om markttrends en klantbehoeften te begrijpen.

We helpen onze leveranciers proactief bij het opbouwen van kwaliteitscontrole- en managementcapaciteit om de algehele productkwaliteit van de Groep te bevorderen. We hebben trainingen verzorgd over testkennis en het verbeteren van professionele vaardigheden voor externe samenwerkingspartners en laboratoriumpersoneel, gevolgd door beoordelingen en certificeringen. Dit heeft bijgedragen aan de verbetering van de kwaliteitsmanagementsystemen van onze leveranciers en eind 2023 waren 33 leverancierslaboratoria gecertificeerd, waaronder leveranciers van kleding, drukwerk, materialen en accessoires.

We hebben FQC/IQC-certificeringstrainingen verzorgd voor Tier 1- en Tier 2-leveranciers om zelfregulering in de kwaliteit van de toeleveringsketen te bevorderen, productnormen te verbeteren en een positieve groei van de toeleveringsketen te ondersteunen. Daarnaast hebben we 17 trainingen georganiseerd over kwaliteitsnormen voor kleding, waaraan zo'n 280 interne en externe vertegenwoordigers van leveranciers hebben deelgenomen.

Bij Xtep hanteren we een klantgerichte aanpak en zorgen we voor open communicatie met onze klanten om aan hun behoeften te voldoen. We behandelen klachten systematisch door tijdlijnen voor oplossingen vast te stellen, de voortgang te bewaken en te werken aan wederzijds aanvaardbare oplossingen om de klanttevredenheid te vergroten.

We hebben protocollen opgesteld voor productterugroepacties en kwaliteitsproblemen. In geval van een significante terugroepactie voert ons Kwaliteitsmanagementcentrum grondig onderzoek uit, rapporteert de bevindingen aan het senior management en worden corrigerende maatregelen genomen om toekomstige terugroepacties te voorkomen. In 2023 hebben we geen significante terugroepacties gehad vanwege gezondheids- of veiligheidsoverwegingen. We garanderen klanten reparatie, vervanging of retournering van lokale producten, en het kernmerk Xtep heeft een robuust productretourprogramma geïmplementeerd, met ons uitgebreide retour- en ruilbeleid dat onvoorwaardelijke acceptatie van gedragen producten mogelijk maakt.

Onze speciale "400 Hotline" is het eerste aanspreekpunt voor klachten van klanten. Klachten worden geregistreerd, geverifieerd en doorgaans binnen twee werkdagen beantwoord. Er zijn specifieke bronnen gereserveerd voor het behandelen van individuele, complexe gevallen. Het aantal klachten dat in 2023 via de "400 Hotline" werd ontvangen, bedroeg 4.7556. We voeren ook maandelijkse callbacks uit om de klanttevredenheid te meten en alle gebruikers van de "400 Hotline" om feedback te vragen. In 2023 behaalden we een tevredenheidspercentage van 92,88%, wat hoger is dan de oorspronkelijke doelstelling van 90%.

⁶Het aantal klachten van klanten is aanzienlijk toegenomen, voornamelijk door de stijging van de productverkoop in de loop van het jaar. De verhouding tussen klachten en het totale aantal vragen is echter gedaald ten opzichte van 2022.